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               個人データの安全管理にかかわる取扱規定                

                                株式会社コーワペッツコーポレーション

保険代理店業に係わる個人情報取扱規定第19条第2項に定める個人データの安全管理係わる取扱規定を以下の
とおり定める。

1.取得・入力段階における取扱規定
第1条(目的)
 本規定は、当代理店における個人データの安全管理措置のうち、個人情報の「取得・入力」段階の取扱いにつ
 いて定めたものである。

第2条(定義)
1.「取得」とは、本人または第三者から個人情報を物理的及び電子的手段により取得することなどをいう(頭第
 店内の他の部門からの取得は含まない)。
2.「入力」とは、取得した個人情報をデータベース等の情報システムに物理的及び電子的に入力することなどい
 う。

第3条(取得・入力に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定)
1.個人データ管理責任者は、個人情報の取得・入力に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなけれ
 ばならない。
2.個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人情報の取得・入力が行われるよう取扱者を限
 定しなければならない。

第4条(センシティブ情報の取得・入力に関する取扱者の限定)
 個人データ管理者は、個人情報のうち、政治的見解、信教(宗教、思想及び信条をいう。)、労働組合への加
 盟、人種及び民族、門地及び本
 籍地、保健医療及び性生活、ならびに犯罪歴に関する情報(以下、各取扱規程において「センシティブ情報」
 という。)の取得・入力の取扱者
 を必要最小限に限定しなければならない。

第5条(取得・入力の対象となる個人データの限定)
 個人データ管理者は、取得・入力する個人情報を業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

第6条(取得・入力時の照合及び確認手続)
1.個人データの取扱者は、個人情報を取得するときには、情報提供者の本人確認及び権限等の確認を行わなけれ
 ばならない。
2.個人データの取扱者は、個人情報を入力するときには、入力データが正確であることを確認しなければならな
 い。

第7条(取得・入力の規程外作業に関する申請及び承認手続)
 個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人情報を取得・入力する場合は、個人データ管理者に
 申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第8条(機器・記録媒体等の管理手続)
1.個人データ管理者は、取得・入力した個人情報が保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管理
 区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
2.個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人情報が保存された機器・記録媒体等を適切に保管し
 なければならない。

第9条(個人データへのアクセス制御)
個人データ管理者は、取得・入力した個人情報へのアクセスを制御するために、取得・入力した個人データが保
存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
 ①個人データの入力に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
 ②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。
 ③受信した郵便物やFAX等の個人情報について適切な管理を行う。

第10条(取得・入力状況の記録及び分析)
1.個人データの取扱者は、個人情報を取得・入力する場合、情報の種類や形態等に応じて、必要に応じ、かつ適
 切に取得・入力状況について記録を行わなければならない。
2.2個人データ管理者は、個人情報の漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

第11条(センシティブ情報の取得の制限)
個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、取得してはならない。
 ①保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ
  情報を取得する場合
 ②相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得する場合
 ③保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加
  盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得する場合
 ④前各号のほか、金融庁ガイドライン第6条第1項各号に掲げる場合

第12条(センシティブ情報の取得に際して本人同意が必要である場合における本人同意の取得及び本人への説明事項)
1.個人データの取扱者は、前条①に基づきセンシティブ情報を取得する場合には、当該センシティブ情報を保険
 業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意(原則として書面による。)に基づき業務遂行上必要
 な範囲で取得しなければならない。
2.個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を取得しては
 ならない。
3.個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれてい
 る場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。ただ
 し、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該センシテ
 ィブ情報の記載部分を判読不能な状態にして取得するものとする。

2.利用・加工段階における取扱規定
第1条(目的)
本規程は、当代理店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「利用・加工」段階の取扱いにつ
いて定めたものである。

第2条(定義)
1.「利用」とは、個人データを利用目的の範囲内で取り扱うことなどをいう。
2.「加工」とは、個人データの更新を行うこと、または個人データを利用し、新たなデータベースを作成するこ
 となどをいう。
3.「管理区域」とは、営業範囲を勘案してあらかじめ指定した区域をいう。

第3条(利用・加工に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定)
1.個人データ管理責任者は、個人データの利用・加工に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなけ
 ればならない。
2.個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り個人データの利用・加工が行われるよう取扱者
 を限定しなければならない。

第4条(センシティブ情報の利用・加工に関する取扱者の限定)
個人データ管理者は、個人データのうち、センシティブ情報の利用・加工の取扱者を必要最小限に限定しなけれ
ばならない。

第5条(利用・加工の対象となる個人データの限定)
個人データ管理者は、利用・加工する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

第6条(利用・加工時の照合及び確認手続)
1.個人データの取扱者は、利用する個人データが対象データとして正しいかについて確認しなければならない。
2.個人データの取扱者は、利用する個人データが正しく加工されたかについて元データと照合しなければならない。

第7条(利用・加工の規程外作業に関する申請及び承認手続)
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを利用・加工する場合は、個人データ管理者に
申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第8条(機器・記録媒体等の管理手続)
1.個人データ管理者は、利用・加工する個人データが保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管
 理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
2.個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管
 しなければならない。

第9条(個人データへのアクセス制御)
1.個人データ管理者は、利用・加工する個人データへのアクセスを制御するために、利用・加工する個人データ
 が保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
 ①人 データの利用・加工に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
 ②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。
2.個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の利用・加工を認められた必要
 最小限の取扱者に限り利用・加工が行われるようlD及びパスワードを付与すると共に、lD及びパスワード
 の管理を徹底しなければならない。

第10条(利用・加工状況の記録及び分析)
1.個人データの取扱者は、個人データを利用・加工する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、か
 つ適切に利用・加工状況について記録を行わなければならない。
2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

第11条(センシティブ情報の利用・加工の制限)
個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、利用・加工してはならない。
 ①保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ
  情報を利用・加工する場合
 ②相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を利用・加工する場合
 ③保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加
  盟に関する従業員等のセンシティブ情報を利用・加工する場合
 ④前各号のほか、金融庁ガイドライン第6条第1項各号に掲げる場合

第12条(センシティブ情報の利用に際して本人同意が必要である場合における本人同意の取得及び本人への説
明事項)
1.個人データの取扱者は、前条①に基づきセンシティブ情報を利用する場合には、当該センシティブ情報を保険
 業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意(原則として書面による。)に基づき業務遂行上必要
 な範囲で利用しなければならない。
2.個人データの取扱者は、前項において本人の同意に基づかない場合には、当該センシティブ情報を利用しては
 ならない。
3.個人データの取扱者は、郵送等により取得した個人データが含まれる文書等にセンシティブ情報が含まれてい
 る場合は、原則として、本人の指定した方法により、当該情報を速やかに本人に返却もしくは廃棄する。
 ただし、当該文書等に記載された他の情報が業務遂行上必要な場合、個人データの取扱者は、直ちに当該セン
 シティブ情報の記載部分を判読不能な状態にして取得するものとする。

第13条(個人データの管理区域外への持ち出しに関する措置)
1.個人データ管理責任者は、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者の役割・責任を定め、組織内
 に周知しなければならない。
2.個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者を必要最小限に限定しなければな
 らない。
3.個人データ管理者は、管理区域外に持ち出すことが可能な個人データを業務上必要最小限の範囲に限定しなけ
 ればならない。
4.個人データ管理者は、個人データの管理区域外への持ち出しに際し、個人データを持ち出す者が第2項で限定
 された取扱者本人であることを確認しなければならない。
 また、個人データ管理者は、持ち出す個人データが第3項により持ち出すことを限定した個人データの範囲内
 であるか確認しなければならない。
5.個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、個人データ管理者に申請し、承認を得
 たうえで行わなければならない。個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、必要
 最小限の件数に限ると共に、個人データが保存された機器・媒体等を常時携行するなど適切に管理しなければ
 ならない。
6.個人データの取扱者は、個人データを管理区域外に持ち出す場合には、データの種類や形態等に応じて、必要
 かつ適切に持ち出した個人データの状況について報告及び記録を行わなければならない。
7.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、報告及び記録された状況を確認する。

第14条(個人データの利用者の識別及び認証)
個人データ管理者は、個人データを利用・加工する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。

第15条(個人データの管理区分の設定及びアクセス制御)
1.個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階における管理区分の設定及びアクセス制御機能を設けなけ
 ればならない。
2.個人データ管理者は、前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の利用・加工の取扱者
 が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第16条(個人データへのアクセス権限の管理)
1.個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。
2.個人データ管理者は、前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の利用・加工
 の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第17条(個人データの漏えい・き損等防止策)
個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。

第18条(個人データへのアクセス記録及び分析)
個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管すると共に
 、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

第19条(個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析)
個人データ管理者は、個人データの利用・加工段階におけるシステムの稼動状況に関し記録を取得し、必要な期
間保管すると共に、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

3.保管・保存段階における取扱規定
第1条(目的)
本規程は、当代理店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「保管・保存」段階の取扱いにつ
いて定めたものである。

第2条(定義)
1.「保管」とは、個人データを加工せず、オフィスフロア内に置き管理することなどをいう。
2.「保存」とは、個人データを加工せず、オフィスフロア外(書庫等)に置き廃棄に至るまで管理すること、及
 びパソコンや電子媒体等に電子データを格納し消去に至るまで管理すること(個人データのバックアップを含
 む。)などをいう。

第3条(保管・保存に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定)
1.個人データ管理責任者は、個人データの保管・保存に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなけ
 ればならない。
2.個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り個人データの保管・保存が行われるよう取扱者
 を限定しなければならない。

第4条(センシティブ情報の保管・保存に関する取扱者の限定)
個人データ管理者は、個人データのうち、センシティブ情報の保管・保存の取扱者を必要最小限に限定して定め
なければならない。

第5条(保管・保存の対象となる個人データの限定)
個人データ管理者は、保管・保存する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

第6条(保管・保存の規程外作業に関する申請及び承認手続き)
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを保管・保存する場合は、個人データ管理者に
申請し、承認を得た上で行わなければならない。

第7条(機器・記録媒体等の管理手続)
1.個人データ管理者は、個人データ管理台帳を踏まえ、個人データが保存された機器・記録媒体等の保管場所等
 の指定ならびに管理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
2.個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管
 しなければならない。

第8条(個人データへのアクセス制御)
1.個人データ管理責任者は、保管・保存する個人データへのアクセスを制御するために、保管・保存した個人デ
 ータが保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
 ①個人データの保管・保存に必要なID及びパスワードの管理を徹底する。
 ②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。
2.個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の保管・保存を認められた必要
 最小限の取扱者に限り保管・保存が行われるようlD及びパスワードを付与すると共に、lD及びパスワード
 の管理を徹底しなければならない。

第9条(保管・保存状況の記録及び分析)
1.個人データの取扱者は、個人データを保管・保存する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、か
 つ適切に保管・保存状況について記録を行わなければならない。
2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

第10条(個人データに関する障害発生時の対応・復旧手続き)
1.個人データ管理者は、保管・保存した個人データにっいて、取扱者に対し定期的にバックアップ等を行うよう
 徹底すると共に、保管・保存した個人データに障害が発生した際にはバックアップデータ等により復旧させな
 ければならない。
2.個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。

第11条(個人データの利用者の識別及び認証)
個人データ管理者は、個人データを保管・保存する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。

第12条(個人データの管理区分の設定及びアクセス制御)
1.個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階における管理区分の設定及びアクセス制御機能を設けなけ
 ればならない。
2.個人データ管理者は、前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の保管・保存の取扱者
 が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第13条(個人データへのアクセス権限の管理)
1.個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。
2.個人データ管理者は、前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の保管・保存
 の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第14条(個人データの漏えい・き損等防止策)
個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。

第15条(個人データへのアクセス記録及び分析)
個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管すると共に
、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

第16条(個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析)
個人データ管理者は、個人データの保管・保存段階におけるシステムの稼動状況に関し記録を取得し、必要な期
間保管すると共に、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

4.移送・送信段階における取扱規定
第1条(目的)
本規程は、当代理店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「移送・送信」段階の取扱いにつ
いて定めたものである。

第2条(定義)
1.「移送」とは、物理的な手段により個人データを異なる場所や人に移すことなどをいう。
2.「送信」と1よ電子的な手段により個人データを異なる場所や人に移すことなどをいう。

第3条(移送・送信に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定)
1.個人データ管理責任者は、個人データの移送・送信に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなけ
 ればならない。
2.個人データ管理者は、各部署において業務上必要な者に限り個人データの移送・送信が行われるよう取扱者を
 限定しなければならない。

第4条(センシティブ情報の移送・送信に関する取扱者の限定)
個人データ管理者は、個人データのうち、センシティブ情報の移送・送信の取扱者を必要最小限に限定して定め
なければならない。

第5条(移送・送信の対象となる個人データの限定)
個人データ管理者は、移送・送信する個人データを業務上必要な範囲内のものに限定しなければならない。

第6条(移送・送信時の照合及び確認手続)
個人データの取扱者は、個人データを移送・送信するときには、移送・送信先に相違がないか照合及び確認を行
わなければならない。

第7条(移送・送信の規程外作業に関する申請及び承認手続)
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを移送・送信する場合は、個人データ管理者に
申請し、承認を得た上で行わなければならない。

第8条(個人データへのアクセス制御)
1.個人データ管理者は、移送・送信する個人データへのアクセスを制御するために、移送・送信する個人データ
が保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
 ①個人データの移送・送信に必要なIDおよびパスワードの管理を徹底する。
 ②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の立ち入りを制限する。
2.個人データ管理者は、センシティブ情報へのアクセス制御について、当該情報の移送・送信を認められた必要
最小限の取扱者に限り移送・送信が行われるようlD及びパスワードを付与すると共に、lD及びパスワードの
管理を徹底しなければならない。

第9条(移送・送信状況の記録及び分析)
1.個人データの取扱者は、個人データを移送・送信する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、か
 つ適切に移送・送信状況について記録を行わなければならない。
2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

第10条(センシティブ情報の移送・送信の制限)
個人データの取扱者は、センシティブ情報については、次に掲げる場合を除くほか、移送・送信してはならない。
 ①保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ
  情報を移送・送信する場合
 ②相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を移送・送信する場合
 ③保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加
  盟に関する従業員等のセンシティブ情報を移送・送信する場合
 ④前各号のほか、金融庁ガイドライン第6条第1項各号に掲げる場合

第11条(個人データに関する障害発生時の対応・復旧手続)
1.個人データ管理者は、移送・送信する個人データにっいて、取扱者に対し定期的にバックアップ等を行うよう
 徹底すると共に、移送・送信した個人データに障害が発生した際にはバックアップデータ等により復旧させな
 ければならない。
2.個人データの取扱者は、作成したバックアップデータ等を適切に管理しなければならない。

第12条(個人データの利用者の識別及び認証)
個人データ管理者は、個人データを移送・送信する取扱者の識別及び認証機能を設けなければならない。

第13条(個人データの管理区分の設定及びアクセス制御)
1.個人データ管理者は、個人データの移送・送信段階における管理区分の設定及びアクセス制御機能を設けなけ
 ればならない。
2.個人データ管理者は、前項のアクセス制御機能の設定にあたっては、センシティブ情報の移送・送信の取扱者
 が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第14条(個人データへのアクセス権限の管理)
1.個人データ管理者は、個人データの移送・送信段階におけるアクセス権限に関する機能を設けなければならない。
2.個人データ管理者は、前項のアクセス権限に関する機能の設定にあたっては、センシティブ情報の移送・送信
 の取扱者が必要最小限の者に限定されるよう設定しなければならない。

第15条(個人データの漏えい・き損等防止策)
個人データ管理者は、個人データの移送・送信段階における漏えい・き損等の防止策を講じなければならない。

第16条(個人データへのアクセス記録及び分析)
個人データ管理者は、個人データの移送・送信段階におけるアクセス記録を取得し、必要な期間保管するととも
に、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じてこれを分析しなければならない。

5.消去・廃棄段階における取扱規定
第1条(目的)
本規程は、当代理店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの「消去・廃棄」段階の取扱いにつ
いて定めたものである。

第2条(定義)
1.「消去」とは、個人データが保存されている媒体の個人データを電子的な方法その他の方法により削除するこ
 となどをいう。
2.「廃棄」とは、個人データが保存されている媒体を物理的に廃棄することなどをいう。

第3条(消去・廃棄に関する取扱者の役割・責任及び取扱者の限定)
1.個人データ管理責任者は、個人データの消去・廃棄に関する取扱者の役割・責任を定め、組織内に周知しなけ
 ればならない。
2.個人データ管理者は、業務上必要な者に限り個人データの消去・廃棄が行われるよう取扱者を限定しなければ
 ならない。

第4条(センシティブ情報の消去・廃棄に関する取扱者の限定)
個人データ管理者は、個人データのうち、センシティブ情報の消去・廃棄の取扱者を必要最小限に限定して定め
なければならない。

第5条(消去・廃棄時の照合及び確認手続)
1.個人データの取扱者は、個人データの消去・廃棄に際し、消去・廃棄する個人データについて、個人データ管
 理台帳等により保管期間を照合または消去・廃棄理由を確認のうえ、消去・廃棄しなければならない。
2.個人データの取扱者は、個人データを消去・廃棄する際には、当該データが保存されている機器・記録媒体等
 の性質に応じ適正な方法で消去・廃棄しなければならない。

第6条(消去・廃棄の規程外作業に関する申請及び承認手続)
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で個人データを消去・廃棄する場合は、個人データ管理者に
申請し、承認を得たうえで行わなければならない。

第7条(機器・記録媒体等の管理手続)
1.個人データ管理者は、消去・廃棄する個人データが保存された機器・記録媒体等の設置場所の指定ならびに管
 理区分及び権限の設定をし、必要に応じ変更しなければならない。
2.個人データの取扱者は、前項の指定及び設定に従い、個人データが保存された機器・記録媒体等を適切に保管
 しなければならない。

第8条(個人データへのアクセス制御)
個人データ管理者は、消去・廃棄する個人データへのアクセスを制御するために、消去・廃棄する個人データが
保存された機器・記録媒体等に関して以下の措置を講じなければならない。
 ①個人データの入力に必要なIDおよびパスワードの管理を徹底する、
 ②個人データが保存された機器・記録媒体等を保管するスペースへの部外者の対置入りを制限する。

第9条(消去・廃棄状況の記録及び分析)
1.個人データの取扱者は、個人データを消去・廃棄する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応じ、か
 つ適切に消去・廃棄状況について記録を行わなければならない。
2.個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。

6.漏えい事案等への対応の段階における取扱規定
第1条(目的)
本規程は、当代理店における個人データの安全管理措置のうち、個人データの漏えい事案等への対応の段階にお
ける取り扱いについて定めたものである。

第2条(定義)
「漏えい事案等」とは、個人情報が記載・収録された帳票や電子記録媒体(USBメモリー・CD・DVD等)の盗難ま
たは紛失、郵便物の誤送付、電子メールやファックスの誤送信等の事故により、個人情報の漏えい、滅失または
き損が生じ、または生じるおそれが高い場合をいう。

第3条(漏えい事案等への対応に関する対応部署の役割・責任及び取扱者の限定)
1.個人データ管理責任者は、漏えい事案等への対応に関する部署(以下、「対応部署」という。)の役割・責任
 を定め、組織内に周知しなければならない。
2.対応部署の個人データ管理者は、各部署において、業務上必要な者に限り漏えい事案等への対応が行われるよ
 う取扱者を限定しなければならない。
第4条(漏えい事案等への対応の規程外作業に関する申請及び承認手続き)
個人データの取扱者は、本規程に定める以外の方法で漏えい事案等に対応する場合は、個人データ管理者に申請
し、承認を得たうえで行わなければならない。

第5条(漏えい事案等の影響等に関する調査手続)
漏えい事案等が発生した部署の個人データ管理者は、個人データ管理責任者及び対応部署と連携のうえ、漏えい
した個人データの取扱状況の記録内容の分析を行い、漏えいした個人データの量、質、事故の原因、態様、被害
の程度等漏えい事案等の内容及び影響の調査を行うこととする。

第6条(再発防止策・事後対策の検討に関する手続)
漏えい事案等が発生した部署の個人データ管理者は、対応部署と協議のうえ、漏えいした個人データの取扱状況
の記録内容の分析を踏まえた再発防止策・事後対策を策定し、個人データ管理責任者へ報告することとする。

第7条(報告に関する手続)
1.漏えい事案等が発生した場合、発見者は、漏えい範囲の拡大防止等必要な措置をとると共に、直ちに対応部署
 に報告しなければならない。
2.対応部署は、報告を受けた漏えい事案等について、直ちに保険会社に報告しなければならない。
3.対応部署の個人データ管理者は保険会社の指示に従い、社外への報告等(警察への届出、本人への通知等、二
 次被害の防止・類似事案の発生回避の観点からの漏えい事案等の事実関係及び再発防止策の公表)の要否及び
 その方法について決定しなければならない。

第8条(漏えい事案等への対応記録及び分析)
1.対応部署の個人データの取扱者は、漏えい事案等へ対応する場合、データの種類や形態等に応じて、必要に応
 じ、かつ適切に漏えい事案への対応状況について記録を行わなければならない。
2.対応部署の個人データ管理者は、個人データの漏えい等の防止のため、必要に応じ、記録された状況を確認する。


                                               以上